SOFTWARE PARA EL CONTROL DE REGISTRO DE UNA BIBLIOTECA APLICANDO ACCESS
Para esto es necesario Microsoft Access, guardar dicho documento como BDBIBLIOTECA y crearlo.
Luego se da clic derecho en tabla 1 luego clic en vista diseño ponemos el nombre de la tabla como TBLUSUARIO, se agregan los campos deseados y se da clic derecho en tblusuario en hoja de datos, se llena los campos y se guarda.
Para crear los informes se da clic en crear, luego se pasa a asistente para informes , se finaliza, se da nombre al informe según la necesidad, se cierra y se guarda.
Para crear las consultas se da clic en crear, luego se pasa a asistente para informes , se finaliza, se da nombre a la consulta según la necesidad, se cierra y se guarda.
Para realizar la relación entre las dos tablas se da clic en herramientas de base de datos, clicen relaciones.
Luego se da doble clic en tblcliente o como tengamos puesto el nombre de las tablas usadas y se cierra, se arrastra la llave principal de la primera tabla hacia la otra tabla en la parte final y se da clic en crear.
Como primer paso para empezar se da clic en archivo, luego opciones, base de datos, se agrega un título a la aplicación, luego se va a icono de aplicación, examinar, se busca el icono y se acepta.
USO DEL ICONO SI
mostrar formulario
nombre
menú
Mostrar barra de estado
aceptar
El primer paso
Crear
Formulario en blanco.
Aplicación
Salir
Siguiente
Salir, aceptar y guardar
El segundo paso:
Aplicación a formulario.
Libro
Siguiente
Formulario
Libro
Aceptar
El tercer paso está basado en las vistas:
vista formulario
vista diseño
operación con formulario
menú principal
Para finalizar el formulario se va a formulario acutal, acpetar y cerrar.
Los informes de Microsoft Access son resúmenes de la información de la base de datos que puedes consultar en pantalla o mediante el uso de una impresora. Los informes pueden ser una simple lista de los registros de una tabla, o los más complejos que incluyen varias tablas, resumen de totales y tablas o gráficos. Determina qué campos y tablas contienen la información que necesitas, y utilizar el asistente de informes o la ventana de diseño de informes para crear para crearlos.
TIPOS DE INFORMES
Informes tabulares
Las tablas de tu base de datos de Access proporcionan un formato tabular útil para los informes estándar. Los datos se presentan en filas y columnas que se pueden agrupar utilizando claves de ordenación. Este formato es ideal para la visualización de la información numérica y estadística, y puede incluir cálculos, subtotales y totales.
Informes en columnas
Las formas de tu base de datos de Access pueden ser una base para la creación de informes en columnas que muestran los datos en un formato personalizado. La formas de datos estructuran los campos de datos en tus tablas para la entrada de datos de forma adecuada. Un informe de columnas puede utilizar el formulario de datos para la visualización o impresión, en lugar de editar los datos. Guarda tu formulario de datos como un informe, y personalízalo en la ventana de diseño de informes, según sea necesario. Una factura diseñada a partir de los campos de datos en un formulario de cliente o de pedido, es un ejemplo de este formato.
Tablas y gráficos
Access incluye herramientas de tablas y gráficos que pueden ser usados para crear representaciones visuales de tus datos, o para mejorar los informes de columna y de tablas. También puedes importar logotipos, fotos y otras imágenes en los informes para personalizarlos para cualquier requerimiento. Selecciona "archivo" y "guardar como" para exportar los informes para procesamiento de texto o en formatos de página Web para su posterior edición y distribución.
Cartas y etiquetas de correspondencia
Las estructura de las bases de datos para informes de correspondencia deben contener información de contacto (nombre, domicilio, ciudad, estado y código postal) en un formato adecuado para enviarse a los destinatarios. Estos informes de correspondencia pueden ser revisados con precisión en la pantalla, pero requiere el uso de una impresora y las etiquetas, los sobres y el papel apropiado. Los informes de correspondencia también se pueden estructurar para envío de correo electrónico y exportarlo a un programa de correo electrónico, como Microsoft Outlook.
Objetivo: Aprender el manejo del entorno de Access.
MICROSOFT ACCESS
Concepto Base.-Access, oMicrosoft Access, es un software que permitegestionar una base de datos. El programa forma parte deMicrosoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.
La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede importar información creada con otros software (como Microsoft Excel).
Logo de Access
Bases de Datos
Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.
Base de Datos
El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos consiste en crear tablas.
Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.
Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos.
También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos. Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.
Características de ACCESS
Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows.
Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento. Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
Elementos fundamentales
Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.
Tablas.- Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros).
En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc.
Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.
Consultas.- Una consulta es una pregunta que se plantea acerca de la información contenida en su base de datos. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada.
El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica.
Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
Formularios.- Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos.
Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso.
En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.
Informes.- Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros.
Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.
Nota: Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
Objetivo: Normalizar la información para trabajar con las bases de datos Access.
NORMALIZACIÓN
DE DATOS
Concepto Base.- La
normalización es el proceso mediante el cual se transforman datos complejos a
un conjunto de estructuras de datos más pequeñas, que además de ser más simples
y más estables, son más fáciles de mantener.
También se puede
entender la normalización como una serie de reglas que sirven para ayudar a los
diseñadores de bases de datos a desarrollar un esquema que minimice los problemas
de lógica. Cada regla está basada en la que le antecede. La normalización se
adoptó porque el viejo estilo de poner todos los datos en un solo lugar, como
un archivo o una tabla de la base de datos, era ineficiente y conducía a
errores de lógica cuando se trataban de manipular los datos.
La normalización
también hace las cosas fáciles de entender. Los seres humanos tenemos la
tendencia de simplificar las cosas al máximoLas guías que la normalización
provee crean el marco de referencia para simplificar una estructura de datos
compleja.
Otra ventaja de
la normalización de base de datos es el consumo de espacio. Una base de datos normalizada
ocupa menos espacio en disco que una no normalizada. Hay menos repetición de
datos, lo que tiene como consecuencia un mucho menor uso de espacio en disco.
El proceso de
normalización tiene un nombre y una serie de reglas para cada fase.
GRADOS DE NORMALIZACIÓN
Existen
básicamente tres niveles de normalización: Primera Forma Normal (1NF), Segunda
Forma Normal (2NF) y Tercera Forma Normal (3NF). Cada una de estas formas tiene
sus propias reglas.
Cuando una base
de datos se conforma a un nivel, se considera normalizada a esa forma de normalización.
No siempre es una buena idea tener una base de datos conformada en el nivel más
alto de normalización, puede llevar a un nivel de complejidad que pudiera ser evitado
si estuviera en un nivel más bajo de normalización.
Primera Forma Normal
La regla de la
Primera Forma Normal establece que las columnas repetidas deben eliminarse y colocarse
en tablas separadas.
Poner la base de
datos en la Primera Forma Normal resuelve el problema de los encabezados de columna
múltiples. Muy a menudo, los diseñadores de bases de datos inexpertos harán
algo similar a la tabla no normalizada. Una y otra vez, crearán columnas que representen
los mismos datos. La normalización ayuda a clarificar la base de datos y a
organizarla en partes más pequeñas y más fáciles de entender. En lugar de tener
que entender una tabla gigantesca y monolítica que tiene muchos diferentes
aspectos, sólo tenemos que entender los objetos pequeños y más tangibles, así como
las relaciones que guardan con otros objetos también pequeños.
Segunda Forma Normal
La regla de la
Segunda Forma Normal establece que todas las dependencias parciales se deben eliminar
y separar dentro de sus propias tablas. Una dependencia parcial es un término
que describe a aquellos datos que no dependen de la llave primaria de la tabla
para identificarlos.
Una vez
alcanzado el nivel de la Segunda Forma Normal, se controlan la mayoría de los
problemas de lógica. Podemos insertar un registro sin un exceso de datos en la
mayoría de las tablas.
Tercera Forma Normal
Una tabla está
normalizada en esta forma si todas las columnas que no son llave son
funcionalmente dependientes por completo de la llave primaria y no hay dependencias
transitivas. Comentamos anteriormente que una dependencia transitiva es aquella
en la cual existen columnas que no son llave que dependen de otras columnas que
tampoco son llave.
Cuando las
tablas están en la Tercera Forma Normal se previenen errores de lógica cuando
se insertan o borran registros. Cada columna en una tabla está identificada de
manera única por la llave primaria, y no deben haber datos repetidos. Esto
provee un esquema limpio y elegante, que es fácil de trabajar yexpandir.
Niveles de Normalizacion
Un dato sin
normalizar no cumple con ninguna regla de normalización. Para explicar con un
ejemplo en que consiste cada una de las reglas, vamos a considerar los datos de
la siguiente tabla.
