UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ADMINISTRACIÓN EN HOTELERÍA Y TURISMO
Objetivo: Aprender el manejo del entorno de Access.
MICROSOFT ACCESS
Concepto Base.- Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.
La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede importar información creada con otros software (como Microsoft Excel).
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| Logo de Access |
Bases de Datos
Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.
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| Base de Datos |
Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.
Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos.
También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos. Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.
Características de ACCESS
Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows.
Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
- Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
- Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
- Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento. Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
Elementos fundamentales
Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.
Tablas.- Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros).
En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc.
Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.
Consultas.- Una consulta es una pregunta que se plantea acerca de la información contenida en su base de datos. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada.
El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica.
Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
Formularios.- Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos.
Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso.
En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.
Informes.- Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros.
Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.
Nota: Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
WEBGRAFÍA:
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